ChatGPT로 회의록을 정리하고 핵심 내용만 추출하는 방법

회의가 끝난 후 회의 내용을 다시 정리하는 일은 생각보다 많은 시간이 필요합니다.

회의 중에는 여러 가지 의견이 오가고 새로운 아이디어가 나오기도 합니다. 참석자마다 다른 의견을 이야기하기도 하고, 중간에 다른 주제로 이야기가 넘어가기도 합니다.

회의가 끝난 뒤 이런 내용을 처음부터 다시 정리하려면 상당한 시간이 걸릴 수 있습니다.

이럴 때 ChatGPT를 활용하면 회의 내용을 정리하고 중요한 내용만 추려내는 데 도움을 받을 수 있습니다.

특히 회의에서 결정된 사항이나 앞으로 해야 할 일을 정리할 때 유용하게 활용할 수 있습니다.

이번 글에서는 ChatGPT를 이용해 회의록을 정리하고 핵심 내용을 추출하는 방법을 알아보겠습니다.

1. 먼저 회의 내용을 준비하세요

ChatGPT로 회의록을 정리하려면 먼저 회의에서 나온 내용을 준비해야 합니다.

회의 내용을 직접 작성한 메모가 있다면 그 내용을 ChatGPT에 입력할 수 있습니다.

예를 들어 회의 중에 다음과 같이 간단하게 메모했다고 가정해 보겠습니다.

신제품 출시 일정 6월에서 7월로 변경
마케팅팀에서 광고 일정 다시 검토
디자인은 다음 주까지 최종안 준비
김 대리가 경쟁사 자료 조사
다음 회의는 금요일 오후 3시

이처럼 정리되지 않은 메모라도 ChatGPT에게 내용을 정리해 달라고 요청할 수 있습니다.

회의 내용이 길다면 파일 형태로 준비한 뒤 사용할 수도 있습니다.

다만 회의 내용에 개인정보나 회사의 중요한 내부 정보가 포함되어 있다면 자료를 외부 서비스에 입력하기 전에 회사의 보안 규정이나 관련 정책을 확인하는 것이 좋습니다.

2. 회의 내용을 깔끔한 회의록으로 정리해 보세요

가장 기본적인 활용 방법은 정리되지 않은 회의 내용을 회의록 형태로 바꾸는 것입니다.

회의 내용을 입력한 뒤 다음과 같이 요청할 수 있습니다.

“아래 회의 내용을 회의록 형식으로 깔끔하게 정리해줘. 회의 주제, 주요 논의 내용, 결정 사항, 앞으로 해야 할 일을 구분해서 작성해줘.”

이렇게 요청하면 복잡하게 적어 놓은 메모를 읽기 쉬운 형태로 정리하는 데 도움을 받을 수 있습니다.

특히 회의록을 직접 작성하는 데 익숙하지 않은 사람이라면 이런 방법을 활용하기 좋습니다.

3. 회의에서 결정된 내용만 따로 추출할 수 있습니다

회의 내용 전체가 필요한 것이 아니라 최종적으로 무엇을 결정했는지만 확인하고 싶을 때도 있습니다.

이럴 때는 다음과 같이 질문할 수 있습니다.

“이 회의 내용에서 최종적으로 결정된 사항만 추려서 정리해줘.”

또는

“논의 과정은 제외하고 회의에서 결정된 내용만 번호를 붙여서 정리해줘.”

라고 요청할 수도 있습니다.

이렇게 하면 여러 의견이 오간 회의에서도 최종적으로 어떤 내용이 결정되었는지 빠르게 확인할 수 있습니다.

4. 앞으로 해야 할 일을 정리해 보세요

회의록에서 가장 중요한 내용 중 하나는 회의가 끝난 후 누가 무엇을 해야 하는지입니다.

회의에서는 여러 가지 업무가 결정되지만 시간이 지나면 담당자가 누구인지 또는 언제까지 해야 하는지 잊어버릴 수 있습니다.

이럴 때 ChatGPT에게

“이 회의 내용에서 앞으로 해야 할 일을 찾아서 담당자와 마감일을 함께 정리해줘.”

라고 요청할 수 있습니다.

예를 들어 다음과 같은 형태로 정리할 수 있습니다.

해야 할 일	담당자	마감일
광고 일정 검토	마케팅팀	다음 주
디자인 최종안 작성	디자인팀	금요일
경쟁사 자료 조사	김 대리	다음 회의 전

이런 형태로 정리하면 회의 이후 해야 할 업무를 한눈에 확인하기 편합니다.

다만 회의 내용에 담당자나 마감일이 명확하게 기록되어 있지 않다면 ChatGPT가 임의로 내용을 만들어서는 안 됩니다.

이럴 때는 “담당자가 명확하지 않은 항목은 미정으로 표시해줘”라고 요청하는 것이 좋습니다.

5. 회의에서 나온 중요한 의견을 정리할 수 있습니다

회의에서는 최종 결정된 내용 외에도 여러 가지 의견이 나옵니다.

나중에 다시 검토해야 할 아이디어나 중요한 의견이 있을 수도 있습니다.

이럴 때는

“이 회의에서 나온 주요 의견을 주제별로 정리해줘.”

라고 요청할 수 있습니다.

또는

“참석자들이 제시한 주요 의견과 그 이유를 정리해줘.”

라고 요청할 수도 있습니다.

이렇게 하면 회의 중에 나온 여러 의견을 다시 찾아보지 않아도 주요 내용을 확인할 수 있습니다.

6. 회의 내용을 짧게 요약해 보세요

회의록 전체가 필요한 것이 아니라 회의가 어떤 내용으로 진행되었는지만 빠르게 알고 싶다면 짧은 요약을 요청할 수 있습니다.

예를 들어

“이 회의 내용을 5문장 이내로 요약해줘.”

라고 요청할 수 있습니다.

또는

“회의에 참석하지 않은 사람이 읽어도 전체 내용을 이해할 수 있도록 핵심만 요약해줘.”

라고 요청할 수도 있습니다.

회의가 한 시간 이상 진행되었다면 긴 회의록을 모두 읽는 것보다 먼저 요약본을 확인하는 것이 편리할 수 있습니다.

7. 회의록을 이메일이나 보고서 형태로 바꿀 수도 있습니다

회의 내용을 정리한 뒤 다른 사람에게 전달해야 하는 경우도 많습니다.

이때는 회의록을 이메일이나 보고서 형태로 다시 작성해 달라고 요청할 수 있습니다.

예를 들어

“앞에서 정리한 회의 내용을 팀원들에게 공유할 이메일 형식으로 작성해줘.”

라고 요청할 수 있습니다.

또는

“경영진에게 보고할 수 있도록 핵심 결정 사항과 향후 계획 중심의 보고서 형태로 정리해줘.”

라고 할 수도 있습니다.

같은 회의 내용이라도 받는 사람이 누구인지에 따라 필요한 정보가 다를 수 있기 때문에, 대상을 함께 알려주는 것이 좋습니다.

회의록 정리에 활용하기 좋은 질문

ChatGPT에게 회의록을 정리해 달라고 할 때는 다음과 같은 질문을 활용할 수 있습니다.

“이 회의 내용을 깔끔한 회의록으로 정리해줘.”

“회의에서 결정된 사항만 추려서 알려줘.”

“앞으로 해야 할 일과 담당자를 정리해줘.”

“마감일이 있는 업무만 따로 정리해줘.”

“회의에서 나온 주요 의견을 주제별로 정리해줘.”

“회의 내용을 5문장으로 요약해줘.”

“회의에 참석하지 않은 사람도 이해할 수 있도록 정리해줘.”

“이 내용을 팀원들에게 공유할 이메일 형식으로 작성해줘.”

처음부터 하나의 질문으로 모든 작업을 처리하려고 하기보다 필요한 결과에 따라 하나씩 요청해도 좋습니다.

회의록을 정리할 때 중요한 것은 사실과 의견을 구분하는 것입니다

회의 내용을 정리할 때 주의해야 할 부분도 있습니다.

회의 중에는 확정되지 않은 의견이나 아이디어가 많이 나올 수 있습니다.

그런데 이를 모두 결정된 사항처럼 정리하면 실제 회의 내용과 다른 회의록이 만들어질 수 있습니다.

따라서 ChatGPT에게 회의록을 요청할 때 다음과 같은 조건을 추가하는 것이 좋습니다.

“회의에서 실제로 결정된 내용과 단순히 제안된 의견을 구분해서 정리해줘.”

또는

“회의 내용에 없는 사실이나 결정 사항은 임의로 추가하지 말아줘.”

라고 요청할 수도 있습니다.

이런 조건을 추가하면 회의록을 작성할 때 불필요한 내용이 추가되는 것을 줄이는 데 도움이 됩니다.

회의록을 정리한 후에는 원본과 비교해 보세요

ChatGPT가 정리한 회의록이 편리하더라도 그대로 확정해서 사용하는 것은 주의할 필요가 있습니다.

특히 중요한 회의라면 ChatGPT가 정리한 내용과 실제 회의 내용을 한 번 비교해 보는 것이 좋습니다.

회의 중에 나온 표현이 애매했거나 여러 사람이 동시에 의견을 이야기한 경우에는 일부 내용이 다르게 정리될 가능성이 있기 때문입니다.

특히 다음과 같은 내용은 다시 확인하는 것이 좋습니다.

• 최종 결정 사항
• 담당자
• 업무 마감일
• 예산이나 금액
• 계약과 관련된 내용
• 고객이나 거래처와 관련된 내용

이런 정보가 잘못 정리되면 실제 업무에 문제가 생길 수 있기 때문에 최종 확인이 필요합니다.

개인정보와 회사 자료에도 주의하세요

회의록에는 참석자의 이름이나 연락처, 고객 정보, 회사의 내부 자료 등이 포함될 수 있습니다.

따라서 회의 내용을 ChatGPT에 입력하기 전에 어떤 정보가 포함되어 있는지 확인하는 것이 좋습니다.

회사에서 외부 AI 서비스에 내부 자료를 입력하는 것을 제한하고 있다면 반드시 회사의 규정을 따라야 합니다.

필요하다면 개인을 식별할 수 있는 정보나 민감한 내용을 삭제하거나 다른 표현으로 바꾼 뒤 활용하는 방법도 생각해 볼 수 있습니다.

특히 중요한 회사 자료라면 편리하다는 이유만으로 바로 업로드하기보다는 먼저 사용 가능 여부를 확인하는 것이 좋습니다.

회의록 정리를 한 번에 끝내지 않아도 됩니다

회의록을 정리할 때는 여러 단계로 나누어서 작업하는 방법도 있습니다.

먼저

“이 회의 내용을 전체적으로 정리해줘.”

라고 요청합니다.

그다음

“여기에서 결정된 사항만 추려줘.”

라고 요청합니다.

그리고

“결정된 사항 중 담당자와 마감일이 명확한 업무만 표로 정리해줘.”

라고 할 수도 있습니다.

마지막으로

“이 내용을 팀원들에게 공유할 수 있도록 짧은 이메일로 작성해줘.”

라고 요청하면 됩니다.

이렇게 단계적으로 작업하면 하나의 회의 내용을 다양한 형태로 활용할 수 있습니다.

마무리

회의가 끝난 후 회의록을 작성하는 일은 단순해 보이지만 생각보다 많은 시간이 필요합니다.

ChatGPT를 활용하면 정리되지 않은 회의 메모를 회의록 형태로 정리하거나, 결정된 사항과 앞으로 해야 할 일을 따로 추출하는 데 도움을 받을 수 있습니다.

특히

“결정된 사항만 정리해줘.”

“앞으로 해야 할 일과 담당자를 정리해줘.”

“회의 내용을 5문장으로 요약해줘.”

“주요 의견과 결정 사항을 구분해줘.”

와 같이 원하는 결과를 구체적으로 요청하면 더욱 편리하게 활용할 수 있습니다.

다만 ChatGPT가 회의 내용을 항상 정확하게 이해하고 정리한다고 생각해서는 안 됩니다.

중요한 회의일수록 결정 사항이나 담당자, 마감일 등을 원본과 다시 비교하는 것이 좋습니다.

또한 회의록에는 회사의 중요한 정보나 개인정보가 포함될 수 있으므로 ChatGPT에 자료를 입력하기 전에 보안 정책과 개인정보 보호에 대해서도 확인할 필요가 있습니다.

ChatGPT를 회의록 작성의 모든 과정을 대신하는 도구로 생각하기보다는 회의 내용을 빠르게 정리하고 중요한 내용을 찾아내는 보조 도구로 활용한다면 회의 후 문서 작업에 드는 시간을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.