ChatGPT로 이메일을 쉽고 빠르게 작성하는 방법
이메일은 회사 업무뿐만 아니라 일상생활에서도 자주 사용합니다.
업무를 하다 보면 거래처에 문의를 보내거나 회의 일정을 변경해야 할 때가 있고, 학교나 기관에 문의하거나 서비스 이용과 관련된 내용을 전달해야 하는 경우도 있습니다.
간단한 내용이라면 직접 작성할 수 있지만 상대방에게 예의를 갖춰야 하는 이메일이라면 어떤 표현을 사용해야 할지 고민하게 됩니다.
특히 이메일을 처음 작성하거나 상대방과의 관계가 익숙하지 않다면 짧은 이메일 하나를 작성하는 데도 생각보다 많은 시간이 걸릴 수 있습니다.
이럴 때 ChatGPT를 활용하면 이메일의 기본적인 내용을 정리하고 자연스러운 문장을 만드는 데 도움을 받을 수 있습니다.
중요한 것은 ChatGPT에게 단순히 “이메일을 작성해줘”라고 요청하는 것보다 이메일을 보내는 상황과 상대방, 전달하고 싶은 내용을 구체적으로 알려주는 것입니다.
이번 글에서는 ChatGPT를 이용해 이메일을 쉽고 빠르게 작성하는 방법과 함께 이메일 작성에 활용할 수 있는 질문 방법을 알아보겠습니다.
1. 이메일을 작성하기 전에 상황을 설명하세요
ChatGPT에게 이메일 작성을 요청할 때 가장 먼저 해야 할 일은 어떤 상황인지 알려주는 것입니다.
예를 들어 거래처에 회의 일정을 변경해야 한다면 다음과 같이 질문할 수 있습니다.
“거래처와 예정된 회의 시간을 변경해야 해. 기존에는 금요일 오후 2시였는데 다음 주 월요일 오전 10시로 변경하고 싶어. 상대방에게 정중하게 양해를 구하는 이메일을 작성해줘.”
이처럼 상황과 원하는 내용을 함께 알려주면 단순히 “회의 일정 변경 이메일을 작성해줘”라고 요청하는 것보다 구체적인 이메일을 만들 수 있습니다.
상황을 설명할 때는 상대방과의 관계, 이메일을 보내는 목적, 전달해야 하는 내용을 함께 알려주는 것이 좋습니다.
2. 상대방에 따라 말투를 다르게 설정하세요
모든 이메일을 같은 말투로 작성할 필요는 없습니다.
회사 상사에게 보내는 이메일과 친한 동료에게 보내는 이메일은 표현이 달라야 합니다.
예를 들어 상사에게 보내는 이메일이라면
“상사에게 보고하는 이메일이야. 정중하고 간결한 업무 문체로 작성해줘.”
라고 요청할 수 있습니다.
거래처라면
“외부 거래처에 보내는 이메일이야. 예의를 갖추되 지나치게 딱딱하지 않은 표현으로 작성해줘.”
라고 할 수 있습니다.
반대로 같은 팀의 동료에게 보내는 이메일이라면
“회사 동료에게 보내는 이메일이야. 기본적인 예의는 지키면서 너무 격식 차리지 않은 자연스러운 말투로 작성해줘.”
라고 요청할 수 있습니다.
이처럼 받는 사람을 알려주는 것만으로도 이메일의 분위기를 조절하는 데 도움이 됩니다.
3. 이메일의 목적을 정확하게 알려주세요
이메일을 작성할 때는 무엇을 전달하려는지 명확해야 합니다.
예를 들어 단순한 문의인지, 요청인지, 사과인지, 일정 변경인지에 따라 이메일의 구성과 표현이 달라집니다.
다음과 같이 목적을 구체적으로 알려줄 수 있습니다.
“제품 배송이 늦어지고 있어서 배송 일정을 문의하는 이메일을 작성해줘.”
또는
“업무 자료 제출 기한을 하루 연장해 달라고 요청하는 이메일을 정중하게 작성해줘.”
이처럼 이메일을 보내는 목적을 먼저 알려주면 불필요한 내용을 줄이고 핵심적인 내용 중심으로 작성할 수 있습니다.
4. 전달할 내용을 메모처럼 적어도 됩니다
이메일을 작성할 때 문장을 완벽하게 만들어서 ChatGPT에게 입력할 필요는 없습니다.
전달하고 싶은 내용을 생각나는 대로 적어도 됩니다.
예를 들어
회의 일정 변경
원래 금요일 오후 2시
월요일 오전 10시로 변경하고 싶음
갑작스러운 변경이라 미안함
가능한지 확인하고 싶음
이 정도의 메모만 입력한 뒤
“위 내용을 거래처에 보내는 정중한 이메일로 만들어줘.”
라고 요청할 수 있습니다.
이 방법은 머릿속에 있는 내용을 문장으로 정리하기 어려울 때 특히 유용합니다.
5. 이메일 제목도 함께 만들어 달라고 요청하세요
이메일을 작성할 때 본문만큼 중요한 것이 제목입니다.
제목이 너무 길거나 내용이 불분명하면 상대방이 이메일의 목적을 바로 파악하기 어려울 수 있습니다.
ChatGPT에게 본문을 작성해 달라고 요청하면서 제목도 함께 만들어 달라고 할 수 있습니다.
예를 들어
“이메일 본문과 함께 적절한 제목도 3가지 추천해줘.”
라고 요청하면 됩니다.
회의 일정 변경이라면 “회의 일정 변경 요청드립니다”처럼 이메일의 목적을 바로 알 수 있는 제목을 만들 수 있습니다.
여러 개의 제목을 비교한 후 가장 적절한 것을 선택하는 것도 좋은 방법입니다.
6. 이메일을 너무 길게 작성하지 않도록 요청하세요
업무 이메일은 내용이 지나치게 길어지면 핵심을 파악하기 어려울 수 있습니다.
특별히 자세한 설명이 필요한 경우가 아니라면 핵심 내용을 간결하게 전달하는 것이 좋습니다.
예를 들어
“이메일을 너무 길지 않게 작성해줘. 핵심 내용만 포함하고 5문단 이내로 정리해줘.”
라고 요청할 수 있습니다.
이미 작성된 이메일이 너무 길다면
“내용과 의미는 유지하면서 불필요한 표현을 줄이고 절반 정도의 분량으로 줄여줘.”
라고 할 수도 있습니다.
다만 계약이나 업무 조건처럼 정확한 설명이 필요한 이메일이라면 지나치게 짧게 줄이지 않는 것이 좋습니다.
7. 이메일의 표현을 더 정중하게 바꿀 수도 있습니다
직접 작성한 이메일이 너무 직설적으로 느껴질 때도 ChatGPT를 활용할 수 있습니다.
예를 들어
“자료를 빨리 보내주세요.”
라는 문장이 있다면 상황에 따라
“가능하시다면 자료를 확인하신 후 보내주시면 감사하겠습니다.”
처럼 조금 더 정중한 표현으로 바꿀 수 있습니다.
ChatGPT에게
“이 이메일이 상대방에게 너무 강하게 들리지 않는지 확인하고 정중한 표현으로 수정해줘.”
라고 요청하는 것도 좋습니다.
특히 요청이나 독촉, 일정 변경, 문제 제기와 같은 내용을 전달할 때 유용합니다.
8. 반대로 지나치게 딱딱한 표현도 자연스럽게 바꿀 수 있습니다
정중하게 작성하려다 보면 이메일이 지나치게 딱딱해질 수도 있습니다.
이럴 때는
“예의는 유지하되 너무 딱딱하거나 형식적인 표현은 줄여서 자연스럽게 수정해줘.”
라고 요청할 수 있습니다.
예를 들어 같은 회사의 동료에게 보내는 이메일이라면 지나치게 격식을 차리는 것보다 자연스럽게 업무 내용을 전달하는 것이 더 적절할 수 있습니다.
따라서 상대방과의 관계에 맞는 적절한 말투를 선택하는 것이 중요합니다.
9. 작성한 이메일을 검토해 달라고 요청하세요
ChatGPT에게 이메일을 새로 작성해 달라고 하는 것뿐만 아니라 내가 직접 작성한 이메일을 검토해 달라고 할 수도 있습니다.
예를 들어
“아래 이메일을 읽고 상대방에게 무례하게 느껴질 수 있는 표현이 있는지 확인해줘.”
라고 요청할 수 있습니다.
또는
“문법이나 어색한 표현을 수정하고 전체적인 흐름이 자연스러운지 확인해줘.”
라고 할 수도 있습니다.
이 방법은 내가 작성한 내용은 그대로 유지하면서 표현만 개선하고 싶을 때 유용합니다.
10. 이메일을 영어로 작성할 때도 활용할 수 있습니다
외국인이나 해외 거래처에 이메일을 보내야 한다면 영어 이메일을 작성하는 데도 ChatGPT를 활용할 수 있습니다.
예를 들어 먼저 한국어로 전달하고 싶은 내용을 작성한 뒤
“위 내용을 해외 거래처에 보내는 자연스러운 영어 이메일로 작성해줘. 직역하지 말고 실제 업무 이메일에서 사용하는 자연스러운 표현을 사용해줘.”
라고 요청할 수 있습니다.
영어 이메일을 작성한 뒤에는
“이 영어 이메일이 자연스러운지 확인하고 한국어로 의미를 설명해줘.”
라고 요청할 수도 있습니다.
다만 중요한 계약이나 법적인 내용이 포함된 이메일이라면 번역 결과를 그대로 사용하는 것보다 전문적인 검토가 필요한지 확인하는 것이 좋습니다.
이메일 작성에 활용하기 좋은 질문 방법
ChatGPT에게 이메일을 작성해 달라고 할 때는 다음과 같은 기본 형식을 활용할 수 있습니다.
상황 + 받는 사람 + 목적 + 전달할 내용 + 원하는 말투
예를 들어
“회사 거래처에 보내는 이메일이야. 다음 주 회의 일정을 변경하고 싶어. 원래 금요일 오후 2시였는데 월요일 오전 10시로 변경하고 싶다는 내용을 전달해야 해. 갑작스럽게 변경하게 된 점에 대해 양해를 구하고 싶어. 정중하지만 너무 딱딱하지 않은 업무 이메일로 작성해줘.”
이처럼 조건을 구체적으로 알려주면 내가 원하는 형태에 가까운 결과를 얻는 데 도움이 됩니다.
마음에 들지 않는 이메일은 다시 수정해 달라고 요청하세요
첫 번째로 만들어진 이메일이 마음에 들지 않는다고 해서 처음부터 다시 작성할 필요는 없습니다.
부족한 부분을 구체적으로 알려주면 됩니다.
예를 들어
“내용은 좋은데 조금 딱딱해. 같은 내용을 좀 더 자연스럽게 바꿔줘.”
라고 요청할 수 있습니다.
또는
“이메일이 너무 길어. 핵심 내용은 유지하면서 더 간결하게 줄여줘.”
라고 할 수도 있습니다.
상대방에게 사과하는 표현이 부족하다면
“갑작스럽게 요청하는 상황이라는 점을 고려해서 양해를 구하는 표현을 조금 더 추가해줘.”
라고 요청하면 됩니다.
이처럼 한 번에 완성하려 하기보다 결과를 확인하면서 조금씩 수정하는 것이 편리합니다.
중요한 이메일은 보내기 전에 반드시 확인하세요
ChatGPT가 작성한 이메일을 그대로 복사해서 보내기 전에 내용을 직접 확인하는 것이 좋습니다.
특히 날짜, 시간, 금액, 이름, 첨부파일, 주소와 같은 정보가 정확한지 확인해야 합니다.
ChatGPT가 사용자가 제공하지 않은 내용을 임의로 추가했는지도 살펴보는 것이 좋습니다.
예를 들어 내가 회의 시간을 월요일 오전 10시라고 알려줬는데 이메일에는 다른 시간이 들어가 있다면 실제 업무에 문제가 발생할 수 있습니다.
따라서 이메일을 작성하는 과정에서 ChatGPT를 활용하더라도 최종적으로 이메일을 보내는 것은 내가 직접 확인한 후 결정하는 것이 좋습니다.
개인정보가 포함된 이메일은 주의하세요
이메일에는 이름, 전화번호, 주소, 고객 정보, 회사 내부 자료 등 다양한 정보가 포함될 수 있습니다.
ChatGPT에 이메일 내용을 입력하기 전에 개인정보나 회사의 민감한 정보가 포함되어 있는지 확인하는 것이 좋습니다.
특히 회사 업무용 이메일이라면 회사에서 AI 서비스에 내부 자료를 입력하는 것을 허용하는지 확인하는 것이 안전합니다.
필요하다면 실제 이름이나 회사명을 가상의 표현으로 바꾼 뒤 이메일의 문장과 구조만 작성하도록 요청할 수도 있습니다.
마무리
이메일은 짧은 글처럼 보이지만 누구에게 어떤 내용을 어떤 말투로 전달할 것인지 결정해야 하기 때문에 생각보다 작성하기 어려울 때가 있습니다.
ChatGPT를 활용하면 이메일의 제목을 만들고, 전달할 내용을 정리하고, 상황에 맞는 문장을 작성하는 데 도움을 받을 수 있습니다.
특히 상황, 받는 사람, 이메일의 목적, 전달할 내용, 원하는 말투를 구체적으로 알려주는 것이 중요합니다.
처음부터 완벽한 이메일을 작성하려고 하기보다는 초안을 만든 다음
“좀 더 자연스럽게 수정해줘.”
“핵심만 남기고 짧게 줄여줘.”
“조금 더 정중하게 표현해줘.”
처럼 필요한 부분을 다시 요청해 보세요.
이렇게 여러 번 수정하다 보면 내가 원하는 이메일에 가까운 결과를 얻을 수 있습니다.
다만 ChatGPT가 작성한 이메일의 내용이 항상 정확하다고 생각해서는 안 됩니다.
날짜, 시간, 금액, 이름과 같은 중요한 정보는 반드시 직접 확인하고, 회사의 중요한 자료나 개인정보를 입력할 때는 보안에도 주의해야 합니다.
ChatGPT를 이메일을 대신 보내주는 도구로 생각하기보다는 내가 전달하고 싶은 내용을 정리하고 적절한 표현으로 바꾸는 데 도움을 주는 글쓰기 도구로 활용하는 것이 좋습니다.
이 방법을 익혀 두면 이메일을 작성할 때 어떤 표현을 사용해야 할지 고민하는 시간을 줄이고, 보다 정확하고 자연스럽게 의사를 전달하는 데 도움을 받을 수 있습니다.